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制定并落实档案工作制度

作者:  日期:2014/12/7  来源:本站  浏览:9751

档案库房管理制度

档案库房和库内设备是直接影响档案寿命和安全的物质基础。为了管理好档案库房,特制定如下制度:
一、档案库房是集中保存档案的重要基地,非工作人员不得随意进入库房,确保档案的安全。
二、档案库房应配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温、防有害气体等“八防”设施。
三、按时记录库房温湿度,当库房内温湿度不适宜时,应及时采取措施进行调节,保持适宜的温湿度。
四、保持库房内整洁,严禁堆放杂物。
五、档案库房内禁止吸烟。
六、档案库房钥匙由专职档案员保管,不得随身携带,未经批准不得交给他人使用。
七、每天下班前应关闭门窗,切断电源,杜绝不安全因素。
八、要定期对档案保管情况进行检查,发现问题及时采取措施。

档案查阅利用制度

一、查阅档案须说明查阅目的,经住持批准,方可查阅。
二、查阅人员不得随意进入库房,阅档应在阅档室内进行。查阅利用档案,应认真填写档案查阅登记表,在阅档室阅档,未经允许不得随意带出档案室。
三、本寺人员如因特殊情况,需借出档案,必须经住持同意,办理借阅手续方可借阅,档案借出、归还时,双方经手人均应认真核对签名。
四、外单位人员查阅档案,需经住持批准,并在阅档室阅档。
五、查阅档案时,不准在阅档室吸烟、喝茶、喧闹;不准在档案资料上划线、折叠、抽页、裁剪 ;不准在档案原件和档案证明上涂改;有密级的档案注意保密,不得擅自扩大阅读范围。
六、档案室应利用档案编写各种参考资料,主动开展档案利用工作,查阅人员应及时填写利用档案情况表,必要时应反馈档案利用效果。

档案保密制度

一、档案工作人员要增加保密意识,切实加强档案的管理。
二、档案工作人员对档案的交接、保管、借阅等环节要逐一登记,严格手续。
三、档案工作人员在接待查阅人员时,要严格掌握保密范围,并明确提出保密的要求。
四、档案工作人员对密级的案卷,要重点存放,不得外借。
五、借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。
六、利用重要的档案,不得擅自抄录、复制和对外公布。
七、查(借)阅密级档案的人员一律不得外泄查阅内容。
八、认真做好保密工作,不得发生损坏、丢失、泄密事件。

档案保管制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分设,并配有“八防”设施,以确保档案的安全与完整。
二、档案库房严禁存放易燃、易爆物品及其它物品,消防器材要保持完好状态。
三、建立健全档案的接收、移交、库藏、利用、鉴定销毁等工作台账。
四、对库藏档案应经常进行检查,发现问题及时报告,并采取措施予以处理。
五、严格控制库房的温湿度,定期检查档案保管状况,确保档案的安全。
六、对破损的档案要及时采取措施,进行修补或复制,并建立登记制度。
七、库房门窗要牢固,室内保持清洁通风。
                                                    
会计档案归档制度

一、归档范围
归档范围包括会计凭证、会计账簿和会计报表。对接收保管的会计档案,原则上保持原卷册的封装。查阅会计档案严格按规定由财务人员协助查阅。
1、会计凭证:会计凭证是经济活动、资金运转的合法证明,会计凭证又分为原始凭证和记账凭证。记账凭证包括收、付、转账凭证或综合记账凭证以及各种原始凭证。
2、会计账簿:会计账簿是会计凭证的系统分类核算记录,包括总账、各种明细账、现金日记账、固定资产明细卡等。
3、会计报表:会计报表是会计账簿记录的更概括、更全面、更系统的定期综合指标反映,包括月报、旬报、月份、季度、年度报表。
4、其他会计资料:包括银行对账单、会计移交清册、会计档案保管清册和销毁清册,财会人员情况表以及会计制度中规定与会计核算有关的合同书、经济协议等均属归档范围。
二、会计档案的整理
会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
1、会计凭证
(1)按月立卷:凭证于每月末装订成册。
(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后,需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后,打印。
(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
(3)用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。
(4)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面—账簿启用表—按账簿的顺序装订账页—会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角、掉页现象,并在封面注明所属年度及账簿名称和编号。
3、会计报表。会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按单位装订成册,年度终了统一归档保管。
三、会计档案的归档保管
1、当年的会计档案可暂由核算会计保管一年,于次年的三月份存入档案并有档案员保管。
2、会计档案整理、归档、立卷由财务人员具体负责,档案人员协助完成。
3、档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

文书档案归档制度

一、档案室应做好文书档案的收集和接收工作,并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。
二、本寺工作人员应主动在次年三月份将上年具有价值的文件资料移交档案员。任何人既不得把规定不归档的资料擅自归档,又不得把具有保存价值的文件资料据为已有,或者拒绝归档。
三、送档案室的文书材料应符合以下要求:
1、归档的文件材料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带,都必须齐全完整。
2、归档的书面文件材料手写文稿,不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写,不得采用红墨水书写。
四、档案员应对移送到文书档案室的外来文件资料和本寺在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必须及时进行整理、打码、编目、排序、装订。

电子文件归档管理制度

一、归档范围
凡是反映和记录本寺公务活动,具有查考利用价值的电子文件及其相关的支持软件和数据,参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和数据。
二、归档时间
逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
三、归档方法
电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。
四、电子文件的归档整理
1、归档电子文件的整理按照《归档文件整理规则实施办法》的要求,以件为单位进行整理。
2、归档电子文件以件为单位整理。
3、归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系,一般以档号为标识符。
4、按不同保管期限分别组盘,拷贝至耐久性好的脱机载体上保存,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。
5、归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录,并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。
6、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。
五、电子文件的保管要求
归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要求外,环境温度应控制在17-20度之间,相对湿度应控制在35%-45%范围内,并注意远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。
六、电子文件的利用
电子文件的封存载体不得外借,利用时使用拷贝件,并遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。
七、电子文件的鉴定销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应当连同存储载体一并销毁。

档案统计、鉴定销毁制度

第一条  为了加强对档案的保护和管理,提高库存档案的保存价值,使档案工作更好地为财政工作服务,依据《中华人民共和国档案法》和档案工作有关规定,制定本办法。
第二条  档案鉴定工作的组织
档案鉴定工作由住持、监院、档案员和全体兼职档案员组成档案鉴定工作小组,组长由住持担任,监院具体负责开展档案鉴定工作。
第三条  档案鉴定小组的任务
1、负责组织指导和监督本寺的档案鉴定工作;
2、根据档案鉴定工作的有关规定,负责拟定和修改档案保管期限;
3、按照档案管理的要求,对已超过保管期限的档案重新进行审查鉴定,以确保档案的质量;
4、按照档案工作的程序要求,对档案的存毁做出决定。
第四条  编制档案销毁清册
对经过鉴定的档案,凡是无需继续保存的,应以全宗为单位编造销毁清册,并撰写销毁档案内容的分析报告。
第五条  审查批准程序
准备销毁的档案,征求主管部门意见,经鉴定小组研究决定后,报所长审核、批准后方可销毁,还需报上级机关和业务主管部门备案。
第六条  销毁档案,销毁人应办好有关手续。销毁档案时,要有二人监销,并在销毁清册上注明已销毁的字样和日期,销毁人和监销人均要签名盖章,以示负责。
第七条  鉴定报告、销毁、移交及审批文件,应存档保存。

档案管理员职责      
(1)严格执行《江苏省档案管理条例》的各项规定,指导协助专职档案管理员收集整理各类档案,负责办理档案的立卷、归档、保管、查阅等具体工作;
(2)对档案做到妥善保管,存放有序,方便查阅,防止毁损、散失和泄密;    (3)负责保管计算机的磁盘、光盘等磁性介质档案,并按有关规定负责查询、存放;    (4)严格按中心档案管理要求向中心内部工作人员和外来人员提供需要查阅的会计档案,并及时办理登记手续;    (5)保持中心档案室干净、整洁,定期做好防蛀、防腐、防霉变处理等“八防"工作,档案室严禁存放其他物品。

栖霞古寺档案的归档和交接办法

为了加强栖霞古寺的档案管理,严格规范档案的归档和交接程序,确保本寺档案完整、安全,根据《栖霞区档案管理办法》有关规定,结合实际情况,制订本办法。
一、内部会计档案的归档和交接
(一)会计凭证类档案每月终了由主管会计清理、装订、加封,编制会计凭证移交清单,于次月15日前交档案管理员统一归档管理,交接双方根据移交目录清点核对后,签名盖章,办妥交接手续(一式二份)。档案管理员在移交当月完成会计凭证档案目录的录入电脑工作,并编号粘贴标签入库保管。    

(二)会计账簿类、财务报告类、其他类会计档案每年终了由主管会计清理、装订、加封,编制清单,于次年二月底前交档案管理员统一归档管理,档案管理员在次年三月前完成会计账簿、报告及其他档案目录的录入电脑工作,并编号粘贴标签入库保管。    

(三)会计档案装订不符合规定的,档案管理员不予接受。移交归档后的会计档案原则上保持原卷册的封装,个别需拆封重新整理的,经住持批准后由档案管理员会同原档案装订人员共同拆封整理。     

 二、文书档案和电子信息类档案归档和交接    

(一)文书档案每年三月份由文书档案员对收集的文书材料进行分类、排序,按卷打码后把目录录入电脑,并打印封面进行装订。    

(二) 电子文档的归档分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系,一般以档号为标示符。归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录,并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上存。                                                                                            

三、其他未尽事宜,参照《栖霞区会计档案管理办法》执行。